La Capa Documental

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La Capa Documental

Si bien es cierto que el Project Manager da mucho valor toda vez que organiza el trabajo de los Ingenieros respecto de lo que hay que hacer para lograr los objetivos. También invierte tiempo en una actividad que en ocasiones obviamos, nos referimos a la Capa Documental.

Si tomamos en consideración que los Project Manager nacen con un enfoque procesal, es correcto afirmar que esta habilidad permite abordar asuntos más allá de la injerencia típica del administrador de un proyecto y es en ese momento que nos volvemos administradores
del contrato.

A decir de las cosas, todo Project Manager debe conocer los procesos internos de su empresa, los del cliente, de proveedores y hasta socios comerciales; por el hecho de que estos procesos se sustentan en documentos que formaran parte del acervo documental del proyecto, estructurando lo que se conoce como libro blanco.

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Si bien es cierto que el esfuerzo del Project Manager considera la documentación del proyecto, es importante entender que no estamos hablando sólo del cumplimiento a procesos de las entidades involucradas sino también de la realización de la tarea más básica de todas.
La cuál es “leer bien”.

Es una práctica común que el Project Manager entregue proyectos ya comprometidos por áreas comerciales y algo que va a facilitar nuestro entendimiento es leer con atención la documentación que estas áreas nos entregan. Por ejemplo si hablamos de Gobierno: leer las bases de la licitación, las juntas de aclaraciones, el anexo técnico, y cualquier otro documento relevante.

Esto permitirá que la Implementación se logre tal como se espera, así como también, facilitara el pase a servicio, es decir que el área de Soporte pueda gestionar el servicio ya productivo.

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Si bien es cierto que el Project Manager da prioridad a la Implementación, es innegable que también genera oficios, recopila información, genera documentos y se asegura de que todos los involucrados tengan lo necesario para trabajar y el respaldo documental a cada paso.

Al final del día el mayor beneficiado es el cliente, puesto que de origen estará listo para cualquier tipo de Auditoria, ya que al ser proveedor, nos interesa sean exitosas y se valide el buen trabajo.

Javier Cornejo Díaz González

PMP

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